Em visita a Secretaria de Estado da Defesa Civil (SDC) no dia 27 de fevereiro, as integrantes da equipe de suporte e administração do SGP-e, Gisela de Souza Fonseca (SEA) e Simone Zanco de Castro (CIASC), realizaram reunião, treinamento e suporte do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico.

Primeiramente, as analistas visitaram o novo setor de Protocolo, procurando conhecer as rotinas do setor e eventuais dificuldades com relação ao SGP-e. Foi realizado um check list que abrange as várias funcionalidades do sistema com o objetivo de sanar dúvidas.

Conforme Gisela Fonseca, as dúvidas giraram em torno do módulo de Correspondência, haja vista que a Secretaria tem interesse em implantar para comunicados e ofícios internos. "Além da explicação, foi repassado o manual contendo todas as informações sobre esse módulo e o local onde encontrá-lo (Portal Corporativo e Site do SGP-e) para distribuir aos servidores da Secretaria", informou.

Simone Zanco de Castro relatou que também surgiram questionamentos quanto ao "Interessado", sobre o número de CPF e CNPJ. "Foi explicado sobre os sistemas legados e suas prioridades na migração dos dados para o Sistema”, disse a analista.

Após a visita ao Protocolo, a equipe se reuniu com o Secretário Adjunto, Rodrigo Antônio Ferreira Foster Soares Moratelli, e o Diretor Administrativo e Financeiro, Felipe Schüur, para esclarecer e sondar sobre diversos assuntos, como impressoras térmicas, perfis especiais para alguns usuários, digitalização de documentos, modelos de documentos, fluxos, entre outros.

Depois da visita, Gisela e Simone consideraram que a Secretaria de Estado da Defesa Civil é um órgão interessante porque está aberto às mudanças e à implantação dos processos digitais. "A Equipe do SGP-e deve aproveitar este ensejo para implantar os processos digitais diante da disponibilidade de seus gestores", afirmaram em relatório.